GIỚI THIỆU GIẢI PHÁP 3T-ERP

Phần mềm ERP được rất nhiều công ty sử dụng hiện nay, nó là một bộ công cụ giúp các công ty điều hành và hoạt động kinh doanh dễ dàng hơn, đồng thời nó cũng là một xu hướng không thể đảo ngược trong doanh nghiệp. Tại sao lại được áp dụng nhiều đến vậy? Hãy tìm hiểu qua bài viết này.

1. Phần mềm ERP là gì?

           1.1. ERP là gì?

ERP là viết tắt của từ gì? Thực chất ERP là cụm từ viết tắt của “Enterprise Resource Planning”, nghĩa là “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”.

• Enterprise (Doanh nghiệp): Doanh nghiệp là đơn vị sử dụng hệ thống phần mềm để sử dụng các nguồn tài nguyên và hoạt động một cách tốt nhất.

• Resource (Nguồn lực): Là những tài nguyên của doanh nghiệp. Là những tài sản có sẵn, liên quan đến công ty hoặc là những giá trị được tạo ra mỗi ngày. Nhân sự cũng là một nguồn tài nguyên vô cùng quan trọng của mỗi doanh nghiệp.

• Planning (Hoạch định): là dự định, kế hoạch. Nhân viên ở các phòng ban trao đổi để giải quyết công việc ngắn hạn hoặc dài hạn. Quá trình này dù phức tạp hay đơn giản cũng sẽ tác động đến mọi cơ sở tài nguyên của doanh nghiệp.

ERP được hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one. Để giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động kinh doanh, thu thập và phân tích dữ liệu, lưu trữ một cách tự động hoá từ A đến Z. Một nền tảng tích hợp gồm nhiều công cụ: quản lý nhân sự, kế hoạch sản phẩm, chi phí, giao vận, bán hàng, quản lý kho, kế toán và vận hành doanh nghiệp rất phù hợp với công ty lớn.

Vậy, Phần mềm ERP là một hệ thống tập hợp các phần mềm khác nhau giúp quản lý và nhân viên,… Xây dựng quy trình chuẩn mực để tương tác với nhau trên cơ sở tài nguyên doanh nghiệp. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể quản lý một cách toàn diện, giúp sức mạnh doanh nghiệp phát triển.

1.2. Các phân hệ của phần mềm ERP

Một hệ thống ERP thường sẽ bao gồm các phân hệ sau:

• Finance – Kế toán tài chính

• Sales and Distribution – Quản lý phân phối và bán hàng

• Purchase Control – Quản lý mua hàng

• Stock Control – Quản lý tồn kho

• Production Planning and Control – Lập kế hoạch và quản lý sản xuất

• Project Management – Quản lý dự án

• Service Management – Quản lý dịch vụ

• Human Resource Management – Quản lý nhân sự

• Management Reporting – Báo cáo quản trị

• Tax Reports – Báo cáo thuế

Ở mỗi phân hệ sẽ có các module với chức năng nhỏ hơn. Hiện nay hệ thống phần mềm ERP sẽ được liên kết với nhau, liên kết với máy tính, điện thoại di động để thuận tiện cho việc truy cập từ xa.

 2. Đặc trưng của phần mềm ERP

Có 4 đặc điểm nổi bật của phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP như sau:

• Phần mềm có khả năng hợp nhất mọi quy trình để quản lý, sản xuất kinh doanh. Các phòng ban, cá nhân và quy trình làm việc được kết nối thành một hệ thống rõ ràng, liền mạch.

• Phần mềm ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động và quản lý tốt hơn chứ không thể thay thế hoàn toàn con người.

• ERP được hoạt động theo nguyên tắc là kế hoạch cụ thể. Mỗi thành viên chỉ cần xác định đúng nhiệm vụ của mình từ đó có thể dễ dàng áp dụng vào việc sản xuất kinh doanh đã được lập trình sẵn (tuần, tháng, quý, năm).

• Dó có tính liên kết chặt chẽ và linh hoạt giữa các phòng ban với nhau nên nhờ đó mà có thể trao đổi dễ dàng để nâng cao hiệu suất làm việc.

 3. Ưu điểm của phần mềm ERP

•  Chi phí công nghệ thông tin tập trung: Mặc dù ERP thường là một khoản đầu tư lớn, nhưng nó có thể thống nhất chi phí CNTT của bạn và nâng cao hiệu quả. Thay vì chi tiêu tài nguyên cho nhiều hệ thống mà tất cả đều cần nhân viên tận tâm, cơ sở hạ tầng, nhóm hỗ trợ, bạn có thể tập trung tất cả các chi phí này vào một hệ thống ERP. Sử dụng một hệ thống duy nhất cũng làm giảm yêu cầu đào tạo cho người dùng cuối, vì họ chỉ cần học một hệ thống thay vì tương tác với nhiều ứng dụng riêng lẻ.

• Mang đến cái nhìn tổng quát về mọi hoạt động của doanh nghiệp: Lợi ích này của ERP là một trong những điểm bán hàng lớn nhất cho phần mềm. ERP cho phép người quản lý truy cập vào mọi quy trình hoạt động của doanh nghiệp một cách dễ dàng từ đó có thể nắm bắt hiệu quả từng bộ phận ngay trong thời gian thực.

• Cải thiện báo cáo và lập kế hoạch: Cùng với khả năng hiển thị được cải thiện, cái nhìn sâu sắc hơn là một lợi thế lớn của ERP. Triển khai bộ phần mềm ERP trên khắp các phòng ban có nghĩa là tổ chức của bạn có một hệ thống báo cáo thống nhất, duy nhất cho mọi quy trình. Bằng cách có một nguồn sự thật duy nhất, một hệ thống ERP có thể dễ dàng tạo các báo cáo và phân tích hữu ích bất cứ lúc nào. Phần mềm này cung cấp cho bạn khả năng phân tích và so sánh các chức năng giữa các phòng ban, mà không gặp rắc rối với nhiều bảng tính và email.

• Cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên: Cùng với giảm chi phí cho đầu tư một hệ thống CNTT và chi phí đào tạo, một hệ thống ERP có thể làm giảm thời gian và nỗ lực cần thiết cho lực lượng lao động trong các hoạt động hàng ngày của họ. Được triển khai đúng cách, một ERP có thể giảm đáng kể hoặc loại bỏ các quy trình thủ công lặp đi lặp lại, do đó giải phóng các thành viên trong nhóm để tập trung vào các nhiệm vụ ảnh hưởng đến doanh thu.

•  Dịch vụ khách hàng được cải thiện: Khách hàng của công ty bạn cũng nhận được lợi ích hệ thống ERP, ngay cả khi họ không biết điều đó. Vì thông tin khách hàng được tập trung và sắp xếp hợp lý, nhóm bán hàng của bạn sẽ có thể tập trung vào việc xây dựng và duy trì mối quan hệ khách hàng thay vì duy trì bảng tính excel. Thông qua theo dõi từ đầu đến cuối và thông tin chi tiết về khách hàng do ERP cung cấp, bạn có thể cung cấp tương tác khách hàng tốt hơn từ tiếp thị mục tiêu trong suốt chặng đường thông qua dịch vụ khách hàng giai đoạn cuối.

• Tính bảo mật và chất lượng dữ liệu: Một trong những lợi thế lớn nhất của hệ thống ERP là bảo mật dữ liệu. Trung tâm của khái niệm ERP là dữ liệu. Chia sẻ dữ liệu trên các silo chức năng như dịch vụ khách hàng, bán hàng, tiếp thị và phát triển kinh doanh giúp tăng cường sự hợp tác trong toàn công ty. Mặt khác để truy cập dữ liệu rộng rãi là kiểm soát ai có thể xem và chỉnh sửa thông tin. Các giải pháp ERP có các kiểm soát nội tại để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của bạn.

• Cải thiện hợp tác và quy trình làm việc: Hợp tác là một phần thiết yếu của một doanh nghiệp phát triển mạnh. Nhưng thường xuyên hơn không, nếu như làm việc trên các phần mềm rời rạc việc chia sẻ dữ liệu thực hiện thủ công. Ví dụ bộ phận sales muốn chia sẻ thông tin về yêu cầu của khách hàng, số lượng họ đặt, kiểu dáng kích cỡ sản phẩm…cho bộ phận sản xuất thì sẽ mất thời gian. Nhưng với ERP sự chia sẻ thông tin giữa các bộ phận ngay trên phần mềm đơn giản như bạn ăn một chiếc bánh. Một nền tảng ERP hợp lý hóa quá trình hợp tác với những người khác bằng cách cung cấp cho nhân viên quyền truy cập chia sẻ dữ liệu cần ngay trên hệ thống tập trung.

• Quản lý chuỗi cung ứng được cải thiện: Đối với các công ty liên quan đến việc di chuyển hàng tồn kho và sản xuất vật lý, hệ thống ERP sẽ tăng cường quản lý chuỗi cung ứng theo nhiều cách khác nhau. Cải tiến này dẫn đến rút ngắn thời gian giao hàng, giao hàng đúng hạn hơn và nhiều lợi ích khác giúp tăng cường hoạt động chung và thành công của doanh nghiệp của bạn. Thông qua một nền tảng ERP được thiết kế tốt, chuỗi cung ứng của bạn có thể trở nên tốt hơn và phản ứng nhanh hơn thông qua dự báo nhu cầu được cải thiện, quản lý hàng tồn kho, mua sắm và nhiều hơn nữa. Chuỗi cung ứng được sắp xếp hợp lý cũng tạo điều kiện cho các sáng kiến ​​sản xuất, có thể giúp bạn giảm chi phí và phát triển các sản phẩm mới thú vị mang lại cho doanh nghiệp của bạn lợi thế cạnh tranh cần thiết để đi trước.

4. Lợi ích khi sử dụng ERP để quản trị doanh nghiệp

Mục đích của phần mềm quản trị ERP được xây dựng lên là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt giữa các phòng ban, giữa các khâu hoạt động như: quản lý tài chính, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự…

4.1 Quản trị tài chính – kế toán

• Để nắm được những thông tin tài chính của cả doanh nghiệp, người quản lý sẽ phải nắm được các chỉ số báo cáo, số liệu từ nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau nên sự chênh lệch, thiếu đồng nhất là việc không thể tránh khỏi.

Với phần mềm quản trị ERP thì mọi thứ liên quan đến tài chính sẽ được tổng hợp lại một cách đồng nhất. Dữ liệu sẽ được lưu trữ ở một nơi với một phiên bản xuyên suốt tất cả các phòng ban, bộ phận hay chi nhánh.

Khi có bất kì một sự thay đổi nào từ con số thì tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, giúp hạn chế những sai sót từ những phép tính thủ công, tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.

Khi áp dụng phần mềm quản lý ERP, chủ doanh nghiệp không cần phải chờ đến cuối tháng, cuối quý để có thể tổng hợp được các số liệu, báo cáo. Thay vì thế, bất cứ lúc nào muốn xem thì người lãnh đạo đều có thể theo dõi và bám sát tình hình tài chính của công ty. Từ đó, kịp thời có những phân tích, đánh giá, sửa đổi để có những hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp.

4.2. Quản trị nguồn nhân lực

Để quản lý nhân sự không phải là điều dễ dàng, nhất là với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân sự lên đến hàng nghìn người. Việc theo dõi sát sao từng nhân sự như: giờ làm việc, khối lượng công việc, mức độ hoàn thành công việc,… là điều bất khả thi.

Nhưng với phần mềm quản lý ERP, công tác quản lý này sẽ trở nên đơn giản và nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Người quản lý hoàn toàn có thể nắm được khung giờ làm việc, khối lượng và chất lượng công việc của nhân viên để có thể đưa ra mức lương và chính sách đãi ngộ sao cho phù hợp nhất.

Mọi công tác liên quan đến quản lý nhân sự như: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, chấm công, lương, thưởng, bảo hiểm xã hội,…. cũng đều được cập nhật tự động hóa, giúp cho việc tra cứu, kiểm soát và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự trở nên dễ dàng.

Không những thế, phần mềm quản trị ERP còn cho phép chủ doanh nghiệp giao tiếp với nhân viên thông qua mạng xã hội nội bộ để luôn thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng của nhân viên cũng như kịp thời giải đáp mọi thắc mắc của nhân viên.

4.3 Nâng cao năng suất làm việc

Trong khi vận hành và sản xuất, doanh nghiệp càng lớn thì khối lượng công việc càng nhiều, các khâu, các công đoạn làm việc sẽ càng trở nên phức tạp. Lúc này, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP sẽ là một công cụ tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều công đoạn khác.

Sử dụng hệ thống máy tính duy nhất nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiết kiệm được khối lượng thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết trong công ty.

4.4 Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Việc kiểm soát hàng tồn kho, nguyên vật liệu,…. sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức và nhân lực nếu chúng ta thực hiện kiểm kê thủ công. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý ERP, việc quản lý sẽ được thực hiện tự động hóa mà không hề tốn thời gian hay công sức.

Hệ thống ERP trong doanh nghiệp giúp kiểm soát xem trong kho hiện tại đang còn bao nhiêu hàng, hàng hóa nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra làm sao. Từ đó, chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể nắm được tình hình hàng hóa trong kho và điều chỉnh lượng hàng nhập vào sao cho phù hợp để tránh sự lãng phí, thất thoát.

Tương tự các phần mềm quản lý kho khác, erp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo mã quy cách, đơn vị tính khác nhau, thời gian nhập kho, thời hạn sử dụng…

Phần mềm quản trị ERP sẽ giúp cho việc giao tiếp, liên lạc và tương tác giữa các phòng ban trong công ty trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Quan trọng hơn nữa là sẽ giúp cho việc xung đột quyền lợi giữa các bộ phận làm cùng nhau giảm thiểu đi rất nhiều.

Không những thế, phần mềm quản lý ERP còn được kỳ vọng thay thế toàn bộ các phần mềm quản lý rời rạc khác nhằm tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc cho doanh nghiệp.

ERP còn là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng, bắt đầu bằng việc chuẩn hóa số liệu, thống nhất quy trình làm việc và số hóa thông tin. Phần mềm quản trị ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp ở mọi mặt khác nhau khi vận hành.

5. Sự khác biệt của phần mềm quản trị ERP so với những phần mềm quản lý rời rạc

Điểm khác biệt rõ nhất của ERP so với những phần mềm rời rạc khác đó là khả năng tích hợp. ERP là một hệ thống gồm nhiều module có các chức năng giống như các phần mềm rời rạc, nhưng nó được tích hợp và liên kết với nhau. Trong hệ thống ERP các phần mềm sẽ được liên kết chặt chẽ với nhau giống như những bộ phận trên cơ thể người. Vì vậy mà thông tin sẽ được liên thông, cập nhật nhanh chóng từ bộ phần này tới bộ phận khác đảm bảo tính chính xác.

Đối với các phần mềm rời rạc thì chỉ phục vụ cho một phòng ban với nhiệm vụ nhất định riêng biệt. Việc lưu chuyển thông tin sẽ được thực hiện thủ công và năng suất thấp, dễ sai số và khó kiểm soát. Với ERP thì đảm bảo được tính chính xác và kiểm soát tốt hơn. Phần mềm quản lý ERP có thể tổng hợp thông tin từ các phòng ban và tổng hợp thành báo cáo chính xác nhất. Chính vì thế mà việc quản lý thông tin dễ dàng và hiệu quả hơn.

6. Kết luận 

Khi đưa ra quyết định về nền tảng nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn, điều quan trọng là phải xem xét ưu và nhược điểm của phần mềm ERP. Nhưng bạn không nên để những nhược điểm tiềm ẩn làm bạn sợ hãi khỏi những công cụ có thể đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới. Bạn nên đánh giá trung thực về nhu cầu và lĩnh vực vấn đề của tổ chức của bạn và sau đó tìm kiếm một hệ thống ERP sẽ mang lại cho doanh nghiệp của bạn tiềm năng nhất để cải thiện.

Liên hệ tư vấn:

Địa chỉ: Số 9 Nguyễn xiển, Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội

Email: contact@thuanthanhtech.com

Điện thoại: (024) 22 134 777

Hotline: 0936 913 166

THUẬN THÀNH TECH CO.,LTD