Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể của

THUẬN THÀNH TECH

Trong thời đại của IoT, Lưu Trữ Đám Mây và Kết Nối, Hợp Tác Di Động qua môi trường Internet, Dữ Liệu Số là yếu tố đầu tiên và yếu tố quyết định cho các quy trình cần thiết.

Bên cạnh lưu lượng thông tin phát sinh hàng ngày dưới dạng thông tin số, các tổ chức còn đứng trước một thách thức không nhỏ: Một khối lượng khổng lồ Thông Tin Và Tài Liệu Giấy Tờ Quá Khứ tích tụ từ vài năm thậm chí hàng chục năm, với khối lượng quy đổi lên đến hàng chục triệu trang giấy A4, với chất lượng từ tốt đến kém, thậm chí rất kém, dễ bị hư hỏng nhanh.

Thay vì phải đề xuất một kế hoạch chi trả lớn để đầu tư trang thiết bị và con người cho số hóa của Doanh nghiệp, trong khi vẫn quan ngại về khả năng xử lý các vấn đề phát sinh, việc Sử Dụng Dịch Vụ Thuê Ngoài Để Số Hóa lượng lớn giấy tờ quá khứ sẽ là một lựa chọn đáng cân nhắc và mang lại hiệu quả toàn diện cho Doanh nghiệp, bỏ qua được hàng loạt rủi ro chuyên môn.

Dịch vụ Số Hóa Tài Liệu được phát triển chuyên nghiệp và toàn diện, giúp mang lại cho bạn chất lượng quy trình và hiệu quả chi phí cao nhất. Những ưu thế của THUẬN THÀNH tại thị trường Việt Nam hiện nay:

• Sử dụng các công nghệ quét tự động tiên tiến trên thế giới với tốc độ số hóa cao giúp rút ngắn thời gian số hóa.
• Công nghệ số hóa tự động không cần phải tháo gỡ tài liệu không gây hỏng tài liệu
• Phần mềm xử lý ảnh chuyên nghiệp giúp xử lý mọi vấn đề của tài liệu
• Máy số hóa có thể số hóa nhiều định dạng tài liệu từ A4, A3, A2, A1, A0
• Phần mềm nhận dạng OCR có thể nhận dạng được 190 ngôn ngữ trên thế giới

Quy trình số hóa tài liệu

Quy trình số hóa tài liệu của Thuận Thành Tech

Ba thành phần chính của quy trình số hóa tài liệu giấy bao gồm: phần mềm, thiết bi và dịch vụ số hóa. Tuy thuộc vào mục tiêu số hóa tài liệu của doanh nghiệp mà các bước thực hiện quy trình số hóa cũng khác nhau. Nhưng tựu chung, đối với những yêu cầu số hóa phổ thông hiện nay thì quy trình số hóa thường bao gồm các bước chính sau:

Bước 1: Chuẩn bị tai liệu số hóa

Tiếp nhận tài liệu bàn giao từ khách hàng hoặc đến các địa điểm khách hàng chỉ định để thu thập tài liệu

Các công việc ở bước này bao gồm:

- thống kê tài liệu

- Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu

- Phân loại tài liệu, phân loại riêng những tài liệu rách, hư hỏng. Tùy thuộc vào loại tài liệu mà kỹ thuật scan được áp dụng cũng khác nhau; Kỹ thuật scan từng tờ tài liệu đối với hồ sơ lưu trữ thông thường. Kỹ thuật số hóa tài liệu áp dụng công nghệ mới tiến bộ hơn như Bookscan đối với những tư liệu lưu trữ dạng đóng quyển.

Bước 2: Số hóa tài liệu

Trước khi thực hiện quét ảnh, phải điêu chính độ tương phản sáng tối, độ bóng của chữ,… tùy theo tình trạng cụ thể của mỗi trang tài liệu và máy quét sử dụng;

Bước 3: Kiếm tra chất lượng ảnh

Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa. Nếu chất lượng số hóa chưa đạt thì sẽ sửa lại để đáp ứng đúng yêu cầu

Bước 4: Xử lý ảnh

Chỉnh sửa độ tương phản, sáng tối của hình ảnh.

Chỉnh sửa loại bỏ vết bẩn, vết ổ trên tài liệu

Chỉnh sửa độ nghiêng.

Bước 5: Nhận dạng ngôn ngữ (OCR)

Nhận dạng ngôn ngữ của tài liệu bằng phần mềm nhận dạng ngôn ngữ ABBY nhận dạng được 190 ngôn ngữ trên thế giới.

Bước 6: Xuất bản tài liệu và tạo siêu dữ liệu kết nối, dữ liệu mô tả Metadata

Xuất bản tài liệu theo định dạng tài liệu đầu ra theo yêu cầu thường để dưới dạng PDF/A 2 lớp cho phép tìm kiếm nội dung tài liệu

Tạo dữ liệu mô tả cho tài liệu (Metadata) bao gồm các thông tin cơ bản : Nhan đề, tác giả, năm xuất bản, Nhà xuất bản.

Các định dạng đầu ra phổ biến: RTF/DOC/DOCX/ODT/ XLS/XLSX/ PDF/ PDF/A/ HTML/TXT/CSV/ DjVu/FB2/EPUB.

Bước 7: Đóng gói, phục hồi tài liệu bản giấy

Chỉnh sửa, phục hồi tài liệu bản giấy trở lại nguyên bản như trước khi số hóa (nếu có).

Đơn vị số hóa cũng có nghĩa vụ thực hiện kết xuất và lưu trữ thông tin vào hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp như: máy chủ, thiết bị lưu trữ,…

Hoặc đơn vị số hóa sẽ tích hợp các CSDL khác hoặc hệ thống lưu trữ hoặc ứng dụng nghiệp vụ khác của doanh nghiệp nếu có yêu cầu.

Để hoàn thiện quy trình số hóa và đạt được hiệu quả như mong muốn, doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn những đơn vị số hóa uy tín và có kinh nghiệm trên thị trường. Để tìm hiểu về quy trình số hóa tài liệu lưu trữ và chi phí số hóa tài liệu.

Liên hệ

Địa chỉ: Tầng 4 – Căn Ánh Dương, Số 9 Nguyễn Xiển, Thanh Xuân, Hà Nội

Email: contact@thuanthanhtech.com/ (024) 22 134 777  Ms.Thương

THUẬN THÀNH TECH CO.,LTD